Forretningsorden for skolebestyrelsen ved Tove Ditlevsens Skole
§1.
Sammensætning og det konstituerende møde
Skolebestyrelsen består af de syv forældrevalgte medlemmer, to repræsentanter for personalet og to repræsentanter for eleverne. Skolens leder og dennes stedfortræder deltager i møderne som sekretær. Desuden inviteres 1. og 2. suppleanten blandt forældrene fast til møderne. Såfremt antallet af forældrevalgte falder til under 7 efter at suppleanter er spurgt, kontaktes forvaltningen med henblik på afholdelse af suppleringsvalg. Skolebestyrelsen konstituerer sig med en formand og en næstformand (m/k). Formand og næstformand (m/k) vælges blandt de forældrevalgte medlemmer ved almindeligt flertalsvalg. Alle skolebestyrelsens medlemmer har stemmeret. Formanden vælges i august måned for et år, dog efter nyvalg ved det førstkommende møde. Skolelederen meddeler skoleforvaltningen, hvem der er valgt til formand.
§2.
Afholdelse af møder og mødeplan
Skolebestyrelsen afholder 9-11 ordinære møder pr. år. Der er ikke noget møde i juli. Det tilstræbes at mødet i juni ikke skal realitetsbehandle større sager. Der laves en mødeplan for skoleåret før sommerferien. Denne revideres i december. Det tilstræbes at møderne placeres 2. tirsdag i de måneder, hvor der afholdes møde. I måneder, hvor dette kolliderer med ferie næstkommende tirsdag. Møderne afholdes, med mindre andet besluttes og anføres, fra klokken 18-20. Seks medlemmer kan kræve skolebestyrelsen indkaldt ekstraordinært med 14 dages varsel og med angivelse af forslag til dagsordenspunkter. Formanden kan i særlige tilfælde indkalde til møde med kortere varsel. Medlemmerne skal orienteres om dagsorden på forhånd. På første møde i det nye skoleår fastlægger skolebestyrelsen en arbejdsplan for det kommende skoleår. Denne revideres løbende. Formanden bør have besked om forslag til dagsordenen, der ønskes sat på dagsordnen senest 10 dage før mødet. Faste punkter på dagsorden: - Referatet fra sidste møde - Orientering fra elever - Indkomne punkter til dagsorden - Status for udviklingsprojekter - Orientering fra forældrerepræsentanter, skolens ledelse og pædagogisk råd/medarbejder repræsentanter - Punkter til næste møde - Eventuelt - Personsager Formanden og skolelederen udarbejder dagsorden. Dagsorden udsendes 1 uge før til alle medlemmer og inviterede. Den gøres desuden tilgængelig på skolens hjemmeside. Bilag skal så vidt muligt udsendes sammen med dagsordnen til alle medlemmer. I dagsordenen anføres hvorvidt punkter er sat på med henblik på ”orientering”, ”debat” eller ”vedtagelse” Skolebestyrelsen kan indbyde andre til at deltage i møderne. Denne indbydelse kan ikke gives til punkter der belagt med tavshedspligt. Til samtlige skolebestyrelsesmøder indbydes de forældrevalgte 1. og 2. suppleanter. Såfremt ordinære medlemmer har forfald opnår suppleanterne stemmeret i den rækkefølge de er opført på listen. Indkaldelse, dagsorden, referat m.v. udsendes pr. e-mail til alle der har adgang til dette. Til øvrige udsendes med almindelig post.
§3
Beslutningsdygtighed og afstemning
Skolebestyrelsen er beslutningsdygtig, hvis 8 medlemmer er til stede. Afbud meldes til formanden eller skolelederen. Ved afbud fra elev- og medarbejderrepræsentanter har disses evt. suppleanter adgang til mødet såfremt skolen er orienteret. Afstemninger ledes af mødeleder og afgøres ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Elevrepræsentanter har stemmeret, men må dog ikke deltage ved behandling af personsager. Der afholdes skriftlig afstemning såfremt en mødedeltager måtte ønske det.
§4
Mødeledelse og protokol
Der vælges en mødeleder for et år ad gangen. Skolelederen/souschefen fører en formel beslutningsprotokol, der underskrives af de deltagende på det efterfølgende møde. Protokollen tilstræbes desuden at have form som et uddybet/forklaret beslutningsreferat. Referenten sikrer at beslutninger og afstemninger føres til protokol. I protokollen noteres desuden, hvem der deltager i mødet og hvem der har meldt afbud. Mindretal kan forlange deres opfattelse ført til protokols. Der tages ikke referat af punktet personsager. Bestyrelsen kan beslutte, at udvalgte diskussioner eller temaer skal gøres til genstand for særskilt informationsarbejde, eks. som brev til skolens forældre. Referat/protokol udarbejdes og udsendes umiddelbart efter mødet. Det oversendes via formanden til alle medlemmer og suppleanter. Dette sker under normale omstændigheder senest 14 dage efter mødet. Bestyrelsens møder er lukkede, men referatet gøres offentlig tilgængeligt. Dette sker ved opslag, evt. på hjemmeside og pr. e-mail til suppleanter, kontaktforældrene og øvrigt særligt interesserede når referatet (samt eventuelle bilag som egner sig til offentliggørelse) er blevet endeligt godkendt.
§5
Fritagelse for medlemskab
Hvis et medlem udtræder endeligt af skolebestyrelsen, indtræder suppleanterne i rækkefølge efter listen ved valget. Skolelederen orienterer skoleforvaltningen. §6 Ændring af forretningsorden Ændringer til denne forretningsorden kræver, at forslaget er udsendt skriftligt med dagsorden inden mødet, samt at mindst 9 medlemmer stemmer for. Forretningsordenen sættes på dagsordenen med henblik på evaluering én gang hvert år. Denne forretningsorden er udformet på mødet den 24. august 2010 og senest revideret på mødet 10. maj 2011.